Intellectual Property Management Software – oder besser: Wie schaffe ich echtes IP Management mit Software?

Intellectual Property Management Software

Die Anforderungen an eine gute Intellectual Property Management Software (kurz: IPMS) sind umfangreich und stehen gleichzeitig großen Herausforderungen gegenüber.

Anforderungen an IP Management Software im Wandel

Die größte Herausforderung ist es, einerseits alle Anforderungen wie sie seit Anbeginn des Einsatzes von Software exisitieren, zu erfüllen und andererseits die Benutzer von IPMS in die moderne Welt der Digitalisierung und den damit einhergehenden Erfordernissen mit bestmöglichem KnowHow und Werkzeug zu begleiten. Dabei stehen sich manch ältere Anforderung mit manch so einer neueren Anforderung der Digitalisierung zum Teil entgegen.

Was sind es für Anforderungen an IPMS, die sich auszuschließen scheinen?

Einerseits sollen gerade im IP Bereich die schützenswertesten Daten eines Unternehmens vor jeglichem unerlaubten Zugriff geschützt werden, andererseits gehen auch heute noch ein beachtlicher Großteil der Kommunikation mit externen über E-Mail-Austausch vonstatten, wobei behelfsmäßig, um das unsichere Medium des E-Mail-Transportes zu umgehen, wahlweise entweder die E-Mails oder deren Anhänge verschlüsselt werden und / oder E-Mails mit Anhängen grundsätzlich geblockt werden und vielerlei an Maßnahmen mehr.

Einerseits sind die Erwartungen an "Informiertheit" heute höher denn je, andererseits sehen sich IPMS Anwender (und nicht nur die) einer schier nicht zu bewältigenden Flut von Informationen ausgesetzt, die zu bündeln eine große Aufgabe darstellt, die größtenteils nebenbei erledigt wird und in den meisten Fällen zu kontinuierlicher Überforderung der jeweiligen Betroffenen führt.

Einerseits wächst das Selbstverständnis von zentraler Datenverfügbarkeit in neue bisher nicht dagewesene Dimensionen (da es die technischen Möglichkeiten schlichtweg hergeben), andererseits ist, gerade in der IP-Welt, die Verteilung von verschiedensten Daten auf verschiedenste Datenquellen (Silos) sehr typisch. Tools, die in der Lage sind, verschiedenste Datensilos miteinander zu verbinden und einheitliche zentrale Informationsquellen abzubilden sind rar.

Erschwert wird das ganze in der IP-Welt natürlich auch durch das Vorhandensein verschiedenster Ämter, Patentämter, Gerichte, zuständiger Organe, je nach Anmeldeland, Verfahrensstatus und Anwendungsfall, die, mal mehr, mal weniger Einfluss auf die zu verwaltenden Daten haben und von wesentlicher Bedeutung sind. Viele dieser Behörden, wenn nicht alle, kochen ihre eigene Suppe, was die Datenverfügbarkeit angeht. Eine gemeinsame konsistente Schnittstelle über alle Behörden hinaus ist heutzutage noch eine gewagte Vision, die fast absurd erscheint.

Was ist die Lösung aus diesem Dilemma?

Warum ist es so schwer zu verstehen, was IP-Management Software wirklich sein sollte?

"Lösungs-"Marketing ist überall verfügbar

Es ist überall zu lesen und allgegenwärtig. Verschiedene Schlagworte, von zahllosen Herstellern. Warum beschäftigen sich viele Hersteller mit DIGITALISIERUNG, TRANSPARENZ und KOLLABORATION, wo doch, wenn wir ehrlich sind, nur Behelfsstraßen gelebt werden, die zwar zum Ziel führen, aber nicht auf direktem Wege. Die zwar zum Ziel führen, aber manchmal länger dauern, als wenn man es manuell erledigt hätte. Unsere Wirtschaft und Arbeitsweise ist weit von digitaler Transformation entfernt und das wird von vielen Faktoren beeinflusst, am wenigsten vom Faktor der fehlenden technischen Möglichkeiten, den diese sind, spätestens seit dem Vorhandensein von echten Cloudlösungen in den Hintergrund getreen.

Die erstaunliche Praxis zeigt, dass Softwareeinsatz so manches Mal zu Verzögerungen führen kann statt zu Abkürzungen

Ja, man glaubt es nicht. Nur, dass es nur wenige sehen und viele den Fokus gar nicht haben. Wann haben Sie zum letzten Mal überlegt, ob Sie, bei Einsatz einer bestimmten Software, möglicherweise schneller zum Ziel gekommen wären, wenn Sie es auf herkömmlichen Wege ohne Software erledigt hätten? Das ist sicher nicht die klassische Richtung Ihrer Gedanken. Ich habe mich vor einiger Zeit mit einer exzellenten hochbetagten Buchhalterin unterhalten, die mit ihrer langjährigen Erfahrung schon zigfach diverse Buchhaltungsprogramme im Einsatz hatte. Sie war überzeugt, dass sie "damals, als es noch keine Software gab" schneller und präziser zum Ziel mit "korekteren" Ergebnissen kam. Ich konnte diesen Gedanken eine lange Zeit nicht zur Seite legen und habe oft vergleichen, inwieweit diese Aussage möglicherweise auch auf die diversesten Patentverwaltungsprograme oder Markenverwaltungsprogramme zutrifft. Ich bin bis heute überzeugt, dass diese Aussage nicht auf IPMS zutrifft aber könnte es nicht von viel größerer Bedeutung sein, dass man IPMS einsetzt? Oder anders gefragt, müsste man nicht sehr viel klarer erkennen, dass der Einsatz von IPMS zu wirklich wesentlicher Zeitersparnis und eklatant hoher Qualitätserhöung im Informationstransfer führt?

Der direkte Nutzen des Einsatzes von Software für bestimmte Anwendungsfälle muss immer eindeutig erkennbar sein

Diese Frage sollte sich jeder Softwarehersteller stellen, wann immer er ein Stück Software, ein Feature, eine neue Möglichkeit programmiert.

Im Anschluss muss geklärt werden, was noch alles optimiert werden kann

Ist diese Frage eindeutig geklärt dann muss man noch einen Schritt weiter gehen. Welche Schritte lassen sich (weiter) sparen? Wie behält man jederzeit den Überblick? Sind alle möglichen Fragen, die ein Anwender gerade haben kann in dem Zusammenhang, in dem er sich gerade bewegt, auch wirklich beantwortet?

Dieses Vorgehen ist nicht einfach führt aber zu fulminanten Ergebnissen

Es ist eine Kunst und erfordert ein hohes Maß an Professionalität, so zu arbeiten. Wir haben uns of gefragt, ob es den Aufwand wert ist, bei jeder Programmänderung diese Aspekte tiefgehend zu betrachten. Wir sind zu dem Schluss gekommen, dass wir als Hersteller von IP-Management Software in der Cloud, der sich nicht nur auf das reine Verwalten von Schutzrechten beschränkt, sondern mit der Mission auf den Markt geht, eine wahrhaft effiziente Zusammenarbeit zu ermöglichen und strategische Entscheidungen jederzeit einfach verfolgen oder treffen zu können, dass gerade wir mit diesem Anspruch gerade den Erfolg unseres Unternehmens in unseren Händen haben. 

Wesentlich ist der Kundennutzen

Der Kunde kommt zum Ziel. Auf Knopfdruck. Her mit den Daten und Schluss mit ewigem Suchen und semi-manuellem Zusammenstellen von Informationsübersichten kombiniert aus Papier-Informationen, offiziellen Informationen der Ämter online und der eigenen IP-Verwaltungssoftware und – schlimmstenfalls – vormals ausgedruckten Listen, die schon längst wieder überholt sind aber bemüht werden, um Einzelheiten nicht zu übersehen. Und wir leben das als Softwarehersteller.

Gelebte Praxis übrigens und nicht unserer Fantasie entsprungen!

Unsere Kunden verfügen über rasend schnelle Ergebnisse

Ja, es geht. Man kann sein eigenes Know-How, sein Portfolio, seine Gesamtübersicht aus einer eigenen einzigen Quelle mit Leichtigkeit abfragen.

Voraussetzung sind die Experten, die die Software verantworten

Aber dafür braucht es Experten wie uns. Denn: wir sitzen da, in mühevollem Brainstorming, immer und immer wieder.

Die Aufgabe lautet ein jedes Mal:

Wie nehmen wir dem Kunden seinen Schmerz.

Ist das wirklich zielführend, was wir anbieten oder geht es einfacher, schneller?

Wir überlegen uns, was zu echter Transparenz führt,

was zu effizienter Arbeit führt,

was zu schnellen, stichhaltigen und lückenlosen Ergebnissen führt,

wo die Fallstricke sind oder sein könnten,

warum man nicht noch direkt(er) zum Ziel kommt und

was man machen kann, um dieses direkte Ziel mühelos und effektiv zu erreichen.

Am Ende des Tages muss das Nutzerfeedback das Vorgehen bestätigen, wie nennen es "krönen"

Man muss es sich zur Aufgabe machen, man muss die Leute haben, die es können und man muss sehen, ob das Feedback der Benutzer auch das ist, was man sich wünscht.

Effizienter Softwareeinsatz ist dann effizient, wenn es der Kunde bestätigen kann, jeder einzelne Kunde

Wenn all dies zutrifft – und nur dann – kann man von Effizienz in Software sprechen. Nur dann kommt Software dabei raus, wie wir sie anbieten. Es muss ein eigener Task sein, eine Aufgabe, die gelebt wird und nicht (nur) "vermarktet".