Lastenheft für den Erwerb einer Cloudsoftware für das IP Management

Einführung von Schutzrechtsverwaltungssoftware in Unternehmen und Kanzleien

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Anforderungen an Herstellerunternehmen (Lastenheft, Pflichtenheft, Leistungsanforderungen)

Der folgende Artikel beschreibt die Anforderungen an den Erwerb einer Cloudsoftware für das IP (Intellectual Property) Management in verschiedenen Unternehmensgrößen und in Kanzleien des gewerblichen Rechtsschutzes.

Die Erwartung an ein IP Management umfasst heutzutage nicht nur die Verwaltung von geistigem Eigentum wie Patente und Gebrauchsmuster, Marken, Urheberrechte und Designs und die damit im Zusammenhang stehenden Verträge und Rechtsverfahren (Streitigkeiten), sondern auch die nahtlose Zusammenarbeit, also fast schon eine Integration von verschiedenen Anwendergruppen auch außerhalb der eigenen Struktur. Darüber hinaus bietet es sich an, als Patentverwaltungsprogramm oder auch Markenverwaltungsprogramm, nachdem die firmeninternen Daten alle vorhanden sind, diese auch anzureichern mit Merkmalen, die strategische Betrachtungen ermöglichen und das Unternehmen dadurch fundiert unterstützen.

Wir werden Ihnen im folgenden eine grobe Auflistung von zu betrachtenden Anforderungen zur Verfügung stellen. Die aufgelisteten Inhalte eines Lastenhefts sollen lediglich als Leitfaden für den Erwerb einer Cloudsoftware zur effizienten Verwaltung des Intellectual Property (IP) einer Organisation dienen. Die IP-Verwaltung spielt eine entscheidende Rolle in Unternehmen und Kanzleien, sei es, um den Schutz geistigen Eigentums zu gewährleisten oder sei es aus Unternehmenssicht, um den Wert der eigenen Innovationen zu maximieren oder vollumfänglichst zu schützen. Dies alles transparent für jeden Beteiligten eines Unternehmens mit entsprechender Darstellung pro Rolle. Mit einer geeigneten Cloudsoftware können verschiedene Aspekte des IP-Managements zentralisiert, automatisiert und optimiert werden.

Auch wenn es zunächst abschreckend zu sein scheint, auch für eine kleinere IP-Abteilung oder Kanzlei Anforderungen definieren zu müssen, ist der Nutzen einer solchen Definition nicht zu vernachlässigen. Anforderungen an die Cloudsoftware für das IP Management sollten festgelegt werden, allein, um die Werte und den Fokus eines jeden Betriebes darzustellen und damit einen Auswahlprozess unter zahlreichen Herstellern effizient zu unterstützen. Wenn dabei gründlich vorgegangen wird, stellt man sicher, dass die Auswahl auf einen Hersteller fällt, der genau zu einem passt. Ohne Anforderungskatalog kann man schnell von der Informationsflut überrannt werden und möglicherweise falsche Entscheidungen treffen, da der Markt von Software für die Verwaltung geistigen Eigentums schier unüberblickbar groß ist mit verschiedensten Playern und Vorstellungen und unterschiedlichem Fokus agiert. Andererseits ermöglicht gerade diese große Anzahl an Anbietern erst, das Beste für sich selbst herauszufinden und aus einer Vielzahl von Möglichkeiten zu wählen, dabei ist die Hilfe eines Lastenheftes sinnvoll. Mal ganz abgesehen von datenschutzrechtlichen Anforderungen, technischen Anforderungen an die Cloud, unterschiedlichsten Anwenderprofilen, je nach Arbeitsweise eines Unternehmens. Diese wollen einfach alle betrachtet und in Richtung des potentiellen Herstellers transportiert werden!

Lastenheftinhalte

Wie sollten Sie anfangen, bei der Erstellung eines Lastenheftes? Zunächst einmal halten Sie sozusagen als Management Summary die Zielsetzung des Lastenheftes fest. Diese könnte so aussehen:

Zielsetzung des Lastenheftes

Die Cloudsoftware für das IP Management soll es ermöglichen, die IP-Assets eines Unternehmens effektiv zu verwalten, um deren Wert zu maximieren und mögliche rechtliche Risiken zu minimieren. Die Software soll folgende beispielsweise Ziele erreichen (überlegen Sie sich eigene Ziele, die Sie mit dem Einsatz der Software erreichen möchten):

Zentralisierung der IP-Daten

Die Software sollte eine zentrale Datenbank bieten, um alle relevanten Informationen zu Patenten, Marken, Urheberrechten und anderen IP-Assets zu speichern.

Effiziente Verwaltung von Patenten und Marken

Die Software sollte Funktionen zur Überwachung von Fristen, Verlängerungen, Zahlungen und anderen Aufgaben im Zusammenhang mit Schutzrechten bieten.

Unterstützung bei der IP-Strategie

Die Software sollte Tools zur Verfügung stellen, um eine langfristige IP-Strategie zu entwickeln, zu überwachen und umzusetzen.

Integration mit externen Datenquellen

Die Software sollte die Möglichkeit bieten, externe Datenquellen wie Patentdatenbanken oder Markenregister zu integrieren, um den Informationsfluss zu optimieren.

Zusammenarbeit und Kommunikation

Die Software sollte Funktionen zur Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den verschiedenen Stakeholdern im IP-Management ermöglichen.

Starten Sie dann mit der Detaillierung des Lastenhefts.

Zunächst ist die Vorstellung, ein Lastenheft zu erstellen, eine Herausforderung. Stellen Sie sich vor, dass Sie lediglich Anforderungen festlegen, die genau Ihrem Anwendungsprofil entsprechen. Davon profitieren Sie und davon profitiert auch die Anbieterfirma. Die von Ihnen skizzierten Inhalte werden dann von der Anbieterfirma näher beschrieben. Man könnte sich das fast so vorstellen, dass Sie das Gerüst für eine vollendeten Einsatz von Software zeichnen, während der Anbieter Ihnen die Farben liefert.

Folgende Kapitel sollte es behandeln:

1. Beschreibung des Unternehmens, das die IP Management Software aus der Cloud erwerben möchte

Sie starten mit einer detaillierten Beschreibung des Unternehmens, das die Cloudsoftware für das IP Management erwerben möchte. Dabei sollten Informationen wie

die Branche,

die Größe des Unternehmens,

die Anzahl der Mitarbeiter und

Standorte enthalten sein.

Es kann auch die Mission des Unternehmens dargestellt werden.

Weiter geht es dann mit den allgemeinen Anforderungen.

2. Allgemeine Anforderungen an das IP Management System (kurz: IPMS)

Cloudbasierte Lösung

Es sollte eine cloudbasierte Lösung sein. Die Software muss in der Cloud gehostet werden, um einen einfachen Zugriff und eine nahtlose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur zu ermöglichen.

Benutzerfreundlichkeit

Die Software sollte eine intuitive Benutzeroberfläche bieten, die einfach zu erlernen und zu bedienen ist. Sie sollte über eine klare und übersichtliche Darstellung der Informationen verfügen, um die Effizienz der Benutzer zu verbessern.

Skalierbarkeit

Die Software sollte in der Lage sein, mit den wachsenden Anforderungen des Unternehmens mitzuskalieren. Sie sollte eine hohe Skalierbarkeit aufweisen, um das Hinzufügen neuer Benutzer, Standorte und IP-Assets zu unterstützen.

Sicherheit

Die Software muss strenge Sicherheitsmaßnahmen implementieren, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der IP-Daten zu gewährleisten. Sie sollte Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und regelmäßige Sicherheitsupdates bieten.

Danach geht es weiter mit den gewünschten Funktionalitäten einer Intellectual Property Management Software.

3. Gewünschte Funktionalitäten eines IPMS

3.1 IP-Datenverwaltung

Die Software sollte die Möglichkeit bieten, IP-Daten effizient zu erfassen, zu speichern, zu organisieren und zu verwalten. Erfassung und Verwaltung von Patenten, Marken, Designs, Urheberrechten und anderen IP-Assets sowie Verträge und Konflikte. Die Software sollte einen schnellen und kompakten Überblick über Schutzrechte und Schutzrechtsfamilien ermöglichen. Die Darstellung als Familienbaum ist hilfreich.

3.1.1 Automatisierte Überwachung von Fristen, Verlängerungen und Zahlungen.

Bei der automatisierten Überwachung von Fristen, Verlängerungen und Zahlungen sollte die Software einerseits die Fristen der Region des Firmensitzes, der die Software erwirbt vollumfänglich zur Verfügung stellen. Sitz das Unternehmen oder die Kanzlei in Deutschland sollten mindestens die Fristen folgender Ämter zur Verfügung gestellt werden, dabei ist zu überlegen, ob und inwieweit Sie das Lastenheft mit Details anreichern, die Sie aus öffentlichen Quellen (der Patent- und Markenämter) beziehen können. Hier referenzieren wir für Sie die Ämter der Region Deutschland (Anwenderunternehmen oder Anwenderkanzlei mit Sitz in Deutschland):

Patente:

Deutsches Patentamt

Hier finden Sie ein Patent Merkblatt des Deutschen Patent- und Markenamtes, aus dem Sie wesentliche Informationen für eine Patentanmeldung entnehmen können.

Europäisches Patentamt

Das Europäische Patentamt stellt Informationen zu den Verfahrensschritten im Internet unter diesem Link zur Verfügung.

Internationales Patentamt, World Intellectual Property Office (WIPO)

Das Internationale Patentamt, WIPO stellt die Fristen sogar in Form eines Fristenrechners zur Verfügung, den Sie hier auf Wunsch aufrufen können.

Marken:

Deutsches Patent- und Markenamt

Hier finden Sie ein Marken Merkblatt des Deutschen Patent- und Markenamtes, aus dem Sie wesentliche Informationen für eine Markenanmeldung entnehmen können.

Amt der Europäischen Union für geistiges Eigentum (EUIPO)

Beim EUIPO finden sich ebenfalls Informationen zum Werdegang einer Unionsmarke, die Sie hier abrufen können.

Das internationale Markensystem (Madrid) beim World Intellectual Property Office (WIPO)

Das WIPO stellt für die Anmeldung von Marken gemäß internationalem Markenabkommen unter diesem Link einige Informationen bereit.

Designs/europäische Geschmacksmuster:

Deutsches Patent- und Markenamt zur Anmeldung von Designs

Hier finden Sie ein Informationen zum Design des Deutschen Patent- und Markenamtes, aus dem Sie wesentliche Informationen für eine Designanmeldung entnehmen können.

Amt der Europäischen Union für geistiges Eigentum (EUIPO)

Beim EUIPO finden sich ebenfalls Informationen zum Werdegang eines europäischen Geschmacksmusters, die Sie hier abrufen können.

Das internationale Designsystem (Hague System) beim World Intellectual Property Office (WIPO)

Das WIPO stellt für die Anmeldung von Designs gemäß dem internationalen Hague System unter diesem Link einige Informationen und Services online bereit.

Um hier den Rahmen nicht zu sprengen, haben wir im Moment die weiteren Regionen außerhalb Deutschlands nicht behandelt. Auch die weiteren in der DACH-Region (Deutschland, Österreich, Schweiz) relevanten Ämter wurden nicht behandelt (wie natürlich das Österreichische Patentamt, das Schweizer Patentamt, aber auch das US Patentamt, oder weitere wesentliche Ämtern von Ländern, die große Relevanz für deutsche, österreichische oder schweizer Unternehmen haben). (Anm.: Die Fristen, die erzeugt werden müssen, liegen uns natürlich vor. Sollten Sie hier Hilfestellung benötigen, wenden Sie sich gerne an uns.)

Jetzt geht es weiter mit den funktionalen Anforderungen an eine IPMS bei der Erfassung und Verwaltung von Schutzrechten:

3.1.2 Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung sollte eine Versionierung von Dokumenten und Verwaltung von Änderungsverfolgungen ermöglichen. Es sollte eine Online-Editierbarkeit der Dokumente sichergestellt werden können, ohne dass Dokumente kontinuierlich für jede Bearbeitung erst auf den PC oder das Gerät, mit dem gearbeitet wird heruntergeladen werden müssen. Je nachdem, wie groß der Fokus auf Dokumente ist sollten bei weiterführenden Anforderungen natürlich auch die Möglichkeit vorhanden sein, Dokumente zu klassifizieren, mit Eigenschaften (sogenannte Tags oder Labels) zu versehen und zu kategorisieren.

3.1.3 Überwachung und Verfolgung von verschiedensten Vorgaben

Die Software sollte Funktionen zur Überwachung von Fristen, Zahlungen, Lizenzverträgen und anderen wichtigen IP-Ereignissen bieten. Sie sollte Benachrichtigungen und Erinnerungen senden, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Termine versäumt werden. Integration von Patentdatenbanken und Markenregistern zur automatischen Aktualisierung der IP-Daten.

3.1.4 Reporting und Analyse

Die Software sollte umfangreiche Reporting- und Analysefunktionen bieten, um Einblicke in die IP-Portfolios des Unternehmens zu ermöglichen. Sie sollte anpassbare Berichte, Diagramme und Dashboards liefern, um Trends, Kosten und Leistung zu verfolgen. Generierung von Berichten und Analysen zur Bewertung der IP-Portfolio-Performance. Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung einer IP-Strategie.

3.1.5 Zusammenarbeit und Workflow

Die Software sollte Funktionen zur Zusammenarbeit und zum Workflow-Management bieten, um die Zusammenarbeit zwischen den Benutzern zu erleichtern. Sie sollte die Möglichkeit bieten, Aufgaben zuzuweisen, Kommentare zu hinterlassen und Dokumente.

Nicht-funktionale Anforderungen:

Die Cloudsoftware sollte folgende nicht-funktionale Anforderungen erfüllen:

Sicherheit:

Die Software muss hohe Sicherheitsstandards erfüllen, um den Schutz der sensiblen IP-Daten zu gewährleisten. Dies umfasst Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen. Rollenbasierte Zugriffskontrolle zur Gewährleistung der Datensicherheit.

Skalierbarkeit:

Die Software sollte in der Lage sein, mit dem Wachstum des IP-Portfolios und der Anzahl der Benutzer skalieren zu können, ohne dabei die Leistung zu beeinträchtigen.

Verfügbarkeit:

Die Cloudsoftware sollte eine hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit bieten, um jederzeit auf die IP-Daten zugreifen zu können.

Integration:

Die Software sollte in bestehende IT-Systeme und -Infrastrukturen integrierbar sein, um den reibungslosen Datenfluss zu gewährleisten.

Benutzerfreundlichkeit:

Die Benutzeroberfläche der Software sollte intuitiv gestaltet sein und eine einfache Navigation sowie eine schnelle Einarbeitung ermöglichen. Benutzerfreundliche Oberfläche und intuitive Bedienung.

Technische Anforderungen:

Die Software sollte folgende technische Anforderungen erfüllen:

Cloud-basierte Bereitstellung mit einer zuverlässigen und skalierbaren Infrastruktur.

Kompatibilität mit verschiedenen Betriebssystemen und Webbrowsern.

Hier ist zu festzuhalten, dass eine Cloudsoftware ohne weitere Installationen und dergleichen von jedem beliebigen Gerät aus unter Einsatz der gängigen Webbrowser GoogleChrome, Microsoft Edge, Firefox und Safari zu verwenden sein sollte.

Unterstützung von mobilen Geräten für den Zugriff auf die IP-Daten auch unterwegs.

Vermeiden Sie den Einsatz von Apps auf Ihrem mobilen Endgerät und suchen Sie sich stattdessen Anbieter, deren Software man mit den gängigen Webbrowsern (siehe oben) von jedem Gerät aus aufrufen kann.

Regelmäßige Updates und Wartung der Software durch den Anbieter.

Prüfen Sie, ob der Anbieter regelmäßige Updates zur Verfügung stellt, die wesentliche Anpassungen beinhalten. Da Sie hier auf die Angaben der Benutzerbasis des Herstellers angewiesen sind, empfiehlt es sich, entweder eine Vielzahl Personen aus der Benutzerbasis zu kontaktieren oder über einen längeren Zeitraum Teil der Benutzerbasis zu werden, so dass man selbst erfahren kann, wie das Anbieterunternehmen agiert in Hinblick auf Softwareneuerungen und Softwareupdates.

Datenmigrationsoptionen für den Import bestehender IP-Daten.

Wesentlichste Funktionalität sollte sein, dass sich das neue Tool bestenfalls nahtlos in die bestehende IT-Landschaft einfügen kann. Stellen Sie beispielsweise sicher, dass Schnittstellen vorhanden sind und diese dem neuesten Stand der Technik entsprechen. Wenn Sie hierzu beratung benötigen, stehen wir Ihnen gerne auch mit technischen Fragen zur Verfügung.

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Projektmanagement und Kostenkontrolle:

Der Erwerb der Cloudsoftware für das IP Management sollte nach einem strukturierten Projektmanagementansatz erfolgen. Dazu gehören:

Definition eines Projektleiters und eines Projektteams.

Festlegung eines Zeitplans und Meilensteine für den Auswahl- und Implementierungsprozess.

Festlegung des Budgets für den Erwerb der Software sowie für Schulungen und Support.

Legen Sie das Budget fest und verhandeln Sie mit dem Anbieterunternehmen entsprechend. Legen Sie Festpreise fest. Lassen Sie sich Ihre Anforderungen seitens des Anbieterunternehmens schriftlich bestätigen. Lassen Sie sich dabei keinesfalls auf mündliche Aussagen ein. Legen Sie alles zu einem Festpreis fest. Sollten branchenübliche Aussagen erfolgen, die unspezifizierte Leistungsaussagen beinhalten, so spezifizieren Sie diese und lassen Sie sich dazu einen Preis festlegen ebenso wie eine Definition, was die Konsequenzen einer Nicht-Lieferung der vereinbarten Software oder der vereinbarten Softwaredienstleistungen sein werden. So stellen Sie gleichzeitig den Grad der Seriösität des Anbieterunternehmens fest.

Durchführung einer umfassenden Anbieterauswahl unter Berücksichtigung von Referenzen, Erfahrung, Funktionalität und Kosten.

Referenzen sollten mit Ansprechpartner und Durchwahlnummern dem Lastenheft hinzugefügt werden.

Erfahrungen von Anwendern, die bereits abgefragt wurden, können in einem Lastenheft mit erwähnt werden.

Die Funktionalität sollte vergleichbar mit anderen Anbieterunternehmen aufgelistet werden.

Gleiches gilt für die Kosten, dabei sollten Lizenzkosten und Bereitstellungskosten getrennt vergleichen werden.

Durchführung von Tests und Evaluierungen der ausgewählten Software vor der endgültigen Entscheidung.

Ein Test der ausgewählten Software sollte nur unter Verwendung von Daten erfolgen. Eine Software ohne Dateninhalte wird Sie nicht weiterbringen in der Kürze des Testzeitraumes. Ein seriöser Hersteller sollte Ihnen für den Testzeitraum eine kleine Einführung in die Software ermöglichen bzw. anbieten. Achten Sie darauf, dass in Ihrer Teststellung Schutzrechtsdaten, Dokumente und bereits generierte Fristen verfügbar sind. Gleiches gilt für Auswertungen (Reports), Adressen von Testpersonen und Testfirmen sowie die Möglichkeit, sich unter mehreren Benutzern Aufgaben zuweisen zu können.

Planung und Durchführung einer Schulung für die Benutzer der Software.

Eine Einführungsschulung sollte erfolgen. Diese sollte möglichst zeitnah zum bevorstehenden Einsatz der Software erfolgen. Die Erfahrung lehrt, dass zwischen Schulung und Erstverwendung der Software keinesfalls ein längerer Zeitraum als maximal zehn Tage liegen sollten. Empfohlen ist hier ein Vorgehen in kleinen Schritten. Die Schulungen sollten nicht länger als jeweils eine halbe bis eine Stunde dauern und zu eine Serie an Terminen darstellen, zu jedem Termin (ab dem zweiten Termin) sollten gesammelte Fragen aller Benutzer eingangs kurz beantwortet werden.

Festlegung eines kontinuierlichen Support- und Wartungsplans.

Ein seriöses Anbieterunternehmen sollte sich auf einen Support- und Wartungsplan einlassen. Dabei sollten Reaktionszeiten auf bestimmte Fehler nach Fehlerpriorisierung vertraglich festgelegt werden. Diese können so aussehen:

Definition der Fehler

Es gibt Prio1-Fehler, Prio2-Fehler, Prio3-Fehler und Prio4-Fehler. Die Fehlerpriorisierung erfolgt nach Ermessen der Schadenshöhe, die ein Fehler mit sich bringt. Fällt beispielsweise die Software so aus, dass niemand darauf zugreifen kann (Beispiel: Herstellerunternehmen spielt ein Update vor Ort ein und die Software startet nicht mehr) so ist dies definitiv ein Prio1-Fehler. Ein Prio1-Fehler sollte innerhalb von 24 Stunden spätestens behoben sein. Im folgenden ein paar Beispiele, wie Sie die Fehler klassifizieren können und die entsprechenden Reaktionszeiten dazu:

Die zugesicherte Reaktionszeiten sind dabei wesentlich je nach Priorisierung des Fehlers.

Priorität 1-Fehler beinhalten die Nichtverfügbarkeit des Systems oder andere unvorhergesehene Vorkommnisse, die das Arbeiten mit der Software verhinder. Sie sind innerhalb 24 Stunden des nächsten Werktages zu beheben.

Priorität 2-Fehler beinhalten eklatante inhaltliche Fehler, wie beispielsweise die Nichtverfügbarkeit einzelner Module der Software. Sie sind innerhalb 72 Stunden der nächsten 3 Werktage zu beheben.

Priorität 3-Fehler sind keinere Mängel und Fehler, die die Arbeit mit der Software nicht nennenswert behindern, jedoch behoben werden sollten. Diese Fehler müssen innerhalb von 14 Tagen behoben werden.

Priorität 4-Fehler sind unwesentliche Unschärfen, Mängel und Fehler, die die Arbeit mit der Software nicht behindern. Die Behebung dieser Fehler erfolgt nach Ermessen beider Parteien, wobei als Parteien das Anbieterunternehmen und das Abnehmerunternehmen bezeichnet werden.

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